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Rôle du facilitateur et des membres du groupe de pilotage

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Sommaire

Description

Dans un forum ouvert, il est important de définir des tâches précises entre les membres organisateurs, en fonction des capacités, des envies et des disponibilités de chacun. Le facilitateur est une personne clé du forum ouvert, aussi bien avant que pendant celui-ci. Le rôle du facilitateur est d'animer les réunions, et de guider le groupe de pilotage.

Mise en pratique

Le facilitateur

Formé à la technique du forum ouvert (FO), il connait et maîtrise cette technique d'animation. Il en explique l'approche au comité organisateur et définit avec lui le thème du FO. Il précise également les besoins logistiques et humains relatifs au bon déroulement du FO. Il anime l'ouverture du FO et toutes les séances plénières. Il est le garant de la démarche et veille au respect de l'approche propre au FO. Il gère la place du marché, il s'assure de la bonne mise en route des ateliers et de la salle des nouvelles, de l'édition des rapports d'activité au mur du grand journal et de la production des plans d'actions des ateliers. Avec le comité organisateur et l'hôte, il fait la revue des suivis du FO et s'assure de la transmission à tous les participants des rapports de discussion et des plans d'actions.

L’ancrage

Rompu également aux techniques d'un FO, il assiste le facilitateur durant l'événement sur la partie animation et sur un recentrage éventuel. Il veille au bon fonctionnement des ateliers. Son nombre peut être porté à 2 ou 3 en cas de FO important.

L’hôte

Au sein du groupe de pilotage, il est le représentant du comité d'organisation, le représentant de toutes les parties locales engagées. Il confirme les objectifs de l'événement programmé. Il est animé d'un esprit d'ouverture permanent. Il accueille les participants. Il participe aux discussions du groupe sans animer ni diriger, et circule d'un atelier à l'autre. Après l'événement, il est le garant de la bonne restitution à l'ensemble des participants des différents rapports de discussion et des plans d'actions. Il suivra les plans d'actions dans le temps avec le comité organisateur.

Le coordinateur logistique

Il a une bonne connaissance des lieux localement, il est méthodique et rigoureux. Il prépare et coordonne toute la logistique des espaces du FO (salle plénière, ateliers, chaises, tables, ordinateur, éclairage, sonorisation). Omniprésent durant l'événement, il veille au bon déroulement du FO et en règle les aléas. Il a la responsabilité de la salle des nouvelles (ordinateurs). A la fin, il s'assure de la bonne restitution des lieux et du matériel.

Le coordinateur administratif

Rigoureux et convivial, il est en liaison avec l'ensemble du réseau local et coordonne les inscriptions, l'hébergement et la nourriture des participants. Il établit les budgets et gère la trésorerie de l'événement.

Le coordinateur “festivités”

Dans le cas de l'organisation d'une partie « festive » liée au FO, il convient d'y affecter un coordinateur spécifique ayant une expérience de ce type d'événement. Il est en charge de la programmation et du choix du plateau artistique. Il en assure l'organisation matérielle sur place et sa gestion. Il est responsable du bon déroulement de la manifestation. Il peut s'appuyer sur la SCOP entrepreneur de spectacle Montourneur.com, partenaire historique de Colibris sur certaines manifestations

Le référent Colibris

Correspondant local et/ou sympathisant actif du mouvement Colibris, homme de réseau local, il assure la liaison entre l'événement régional et la campagne « TnT » nationale. Il en vérifie la cohérence par rapport aux valeurs Colibris. Il informe Colibris de l'avancement du projet, du déroulement de l'événement et des plans d'actions élaborés. Il s'assure de la bonne communication et connaissance des initiatives et actions locales sur les réseaux nationaux de Colibris (site web, réseaux sociaux, magazine, webzine, newsletters).

Le reporter, chargé de communication

Spécialiste de la communication, il optimise la lisibilité de l'événement auprès des médias locaux, avant, pendant et après sa tenue. Il fait part au réseau Colibris de tout ce qui se fait localement. Il assure la liaison avec les services de communication de Colibris.


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